Nutzungsbedingungen
Stand: 22.09.2026
1. Betreiberin der Plattform
Betreiberin der Vertragsplattform VERA 2.0 (nachfolgend „VERA" oder „die Plattform") ist:
Erium GmbH
Carl-Zeiss-Ring 14, 85737 Ismaning
Vertreten durch die Geschäftsführer Dr. Maksim Greiner und Dr. Theo Steininger
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 246717
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE322680506
E-Mail: info@erium.de
Telefon: +49 172 6623509
2. Vorrang des individuellen Vertrags
VERA wird ausschließlich auf Grundlage eines individuell verhandelten Vertrags zwischen der Erium GmbH und dem jeweiligen Kundenunternehmen (nachfolgend „der Kunde") bereitgestellt; ein Selbstbedienungs- oder Standardangebot gibt es nicht.
Maßgeblich ist immer dieser individuelle Vertrag. Die vorliegenden Nutzungsbedingungen gelten ausschließlich ergänzend und nur insoweit, als der individuelle Vertrag keine abweichende Regelung enthält. Bei Widersprüchen geht der individuelle Vertrag diesen Bedingungen in jedem Punkt vor.
Diese Bedingungen regeln damit nur, was sich aus der Beschaffenheit der Plattform selbst ergibt: wer auf welchem Weg Zugang erhält, wofür der Kunde bei der Nutzung einsteht, und welche Klarstellungen für alle Beteiligten gelten.
3. Geltung, Fassung und Sprache dieser Bedingungen
Diese Bedingungen tragen ein Datum („Stand") und werden mit diesem Datum versioniert. Maßgeblich ist die Fassung, die bei der Nutzung der Plattform in der Anwendung angezeigt und dort bestätigt wurde. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter /nutzungsbedingungen abrufbar; frühere Fassungen stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
Der Nutzungsvertrag über die Plattform kommt, unbeschadet des in Ziffer 2 vorrangigen individuellen Vertrags, mit der Bestätigung im Zustimmungs-Dialog bei der Einrichtung des jeweiligen Zugangs zustande. Die dafür erforderlichen technischen Schritte ergeben sich aus dem Registrierungs- beziehungsweise Einladungsprozess nach Ziffer 5; Eingaben können vor dem Absenden über die üblichen Browser- und Formularfunktionen geprüft und korrigiert werden. Ein gesondert gespeicherter Vertragstext wird nicht erzeugt — diese Bedingungen sind jederzeit unter der oben genannten Adresse abrufbar.
Maßgebliche Sprachfassung ist die deutsche. Die Plattform hält fest, welche Nutzerin oder welcher Nutzer welcher Fassung wann zugestimmt hat; Näheres steht in der Datenschutzerklärung.
Diese Bedingungen richten sich an den Kunden als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Natürliche Personen, die über die Zugangswege nach Ziffer 5.2 bis 5.4 teilnehmen, werden dadurch nicht Vertragspartei dieser Bedingungen (Ziffer 5.6); für ihre Teilnahme gelten die dort genannten, eigenen Regeln.
4. Was diese Bedingungen bewusst nicht regeln
Die folgenden Punkte sind nicht Gegenstand dieses Dokuments. Sie werden ausschließlich im individuellen Vertrag zwischen der Erium GmbH und dem Kunden vereinbart:
Vergütung, Preismodell und Abrechnung.
Leistungsumfang, Nutzerzahlen und gebuchte Funktionsbereiche.
Vertragslaufzeit, Verlängerung und Kündigungsfristen.
Verfügbarkeitszusagen (SLA), Wartungsfenster, Support- und Reaktionszeiten.
Gewährleistung, Haftung, Haftungsbegrenzungen und Vertragsstrafen.
Aufbewahrungsfristen sowie Rückgabe und Löschung der Daten nach Vertragsende.
Für keinen dieser Punkte enthalten die vorliegenden Bedingungen eine eigene Zusage. Wo der individuelle Vertrag schweigt, gilt die gesetzliche Regelung. Die Beschreibung der Export-Funktion in Ziffer 14 ist eine Beschreibung der vorhandenen Technik, keine Zusage über Fristen, Formate oder Verfügbarkeit.
5. Zugang zur Plattform
VERA kennt mehrere technisch getrennte Zugangswege. Welcher Weg gilt, hängt davon ab, für wen die betreffende Person handelt.
5.1 Interne Nutzerinnen und Nutzer des Kunden. Mitarbeitende des Kunden erhalten ein persönliches Benutzerkonto. Der Zugang ist an eine Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort gebunden. Ist für ein Konto ein zweiter Faktor eingerichtet, verlangt die Plattform diesen bei jeder Anmeldung.
Was eine Nutzerin oder ein Nutzer sehen und tun darf, steuert der Kunde selbst: über die Rolle und die Berechtigungen der jeweiligen Mitgliedschaft sowie über den Zugriff auf einzelne Projekte und Vertragsarten. Die Daten unterschiedlicher Mandanten sind im regulären Betrieb auf Datenbankebene voneinander getrennt. Davon unberührt bleiben die privilegierten Zugänge des Plattformbetriebs, die für Betrieb, Wartung und Fehlersuche erforderlich sind; sie sind in der Datenschutzerklärung beschrieben.
5.2 Gegenseite über einen personalisierten Zugangs-Link. Personen der Gegenseite nehmen ohne eigenes VERA-Benutzerkonto teil. Sie erhalten per E-Mail einen personalisierten Zugangs-Link, der nur für den jeweiligen Vertrag und die jeweilige Partei gilt. Dieser Link ist zeitlich befristet (voreingestellt 14 Tage) und kann jederzeit widerrufen werden.
Wichtig: Wer diesen Link besitzt, hat damit Zugang zum jeweiligen Vorgang. Der Link ist vertraulich zu behandeln und nicht zur Weitergabe bestimmt.
5.3 Einstieg über die Hülle von VERA Passport. Ist die jeweilige Installation dafür konfiguriert, führt derselbe Zugangs-Link nicht auf eine eigenständige VERA-Seite, sondern in die Oberfläche des Schwestersystems VERA Passport; die VERA-Verhandlungsansicht wird dort eingebettet. Ob dieser Weg genutzt wird, entscheidet die Konfiguration der Installation, nicht die Frage, ob die teilnehmende Person ein Passport-Konto besitzt.
5.4 Vertreterinnen und Vertreter mit Vollmacht. Für Bevollmächtigte gibt es einen eigenen Zugang. Verhandeln und Unterzeichnen ist erst möglich, nachdem die hinterlegte Vollmacht bestätigt wurde. Bevollmächtigte erhalten bewusst keinen Zugriff auf die Personalstammdaten-Maske der vertretenen Person, damit ihnen deren sensible Angaben nicht offengelegt werden.
5.5 Maschinenzugang. Der Kunde kann für eigene Drittsysteme mandantenbezogene Zugänge zur Programmierschnittstelle einrichten. Diese Zugänge sind auf den jeweiligen Mandanten beschränkt; ihre Nutzung wird protokolliert.
5.6 Stellung der Gegenseite. Personen, die nach Ziffer 5.2, 5.3 oder 5.4 an einer Verhandlung teilnehmen, werden durch die Nutzung dieses Zugangs nicht Vertragspartei dieser Nutzungsbedingungen im Übrigen. Ihr Verhältnis zum Kunden richtet sich nach dem Vertrag, über den verhandelt wird; ihr Verhältnis zur Erium GmbH beschränkt sich auf die technische Bereitstellung des Zugangs. Mit der Nutzung des Zugangs erkennen sie jedoch die Regeln zur zulässigen Nutzung (Ziffer 7) und die Vertraulichkeitspflicht (Ziffer 9) an. Handelt die Person als Vertreterin oder Vertreter, handelt sie für die vertretene Partei; erfasst sie über denselben Zugang ihre eigenen Personalstammdaten, handelt sie insoweit für sich selbst.
6. Verantwortung des Kunden
Der Kunde ist verantwortlich für:
Seine Nutzer — Anlage, Rechtevergabe und Entzug von Zugängen, einschließlich der zeitnahen Sperrung ausgeschiedener Mitarbeitender.
Die sichere Verwahrung der Zugangsdaten seiner Nutzerinnen und Nutzer sowie den sorgfältigen Umgang mit personalisierten Verhandlungs-Links und mit den Zugängen zur Programmierschnittstelle.
Die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der Inhalte, die er in die Plattform einstellt oder dort erzeugen lässt — Vertragstexte, Vorlagen, Stammdaten, Anhänge, Chat- und Kommentarbeiträge.
Die Auswahl der abgefragten Angaben — insbesondere dafür, dass er von Vertragspartnern und Beschäftigten nur solche Daten und Nachweise anfordert, für die es eine Rechtsgrundlage gibt.
Die Information der betroffenen Personen über die Verarbeitung ihrer Daten sowie für das Einholen etwaig erforderlicher Einwilligungen.
Den Umgang mit erzeugten Datenexporten — Sicherungen und Exporte, die der Kunde über die Plattform erzeugt, enthalten den gesamten Datenbestand einschließlich sensibler Personaldaten und eines Auszugs der Anmeldedaten. Ihre sichere Verwahrung, Weitergabe und Vernichtung liegt beim Kunden.
Die Erium GmbH prüft die vom Kunden eingestellten Inhalte nicht auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder rechtliche Zulässigkeit.
7. Zulässige Nutzung, Meldewege und Sperrung
Untersagt ist insbesondere:
Das Einstellen rechtswidriger Inhalte sowie das Hochladen von Dateien mit Schadsoftware.
Jeder Versuch, die Mandanten-Trennung, das Rechtesystem oder die Zugangsprüfung der Plattform zu umgehen.
Die Weitergabe von Zugangsdaten oder personalisierten Zugangs-Links an Unbefugte.
Das systematische automatisierte Auslesen von Daten außerhalb der dafür vorgesehenen, mandantenbezogenen Programmierschnittstelle.
Sicherheitsuntersuchungen, Last- oder Penetrationstests ohne vorherige Abstimmung mit der Erium GmbH.
Verstöße gegen diese Regeln sowie Sicherheitslücken können unter der in Ziffer 1 genannten E-Mail-Adresse gemeldet werden.
Bei einem erheblichen Verstoß kann die Erium GmbH betroffene Zugänge vorübergehend sperren. Der Kunde wird über eine Sperrung informiert. Voraussetzungen, Ankündigungsfrist, Dauer und Aufhebung einer Sperrung regelt, soweit erforderlich, der individuelle Vertrag.
8. Nutzungsrechte
Die Erium GmbH räumt dem Kunden für die Dauer des individuellen Vertrags das einfache, nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Plattform im vereinbarten Umfang für eigene Zwecke zu nutzen. Rechte an der Software selbst werden nicht übertragen.
Die vom Kunden eingestellten Inhalte bleiben seine Inhalte; das gilt auch für Vorlagen und Textbausteine, die er selbst erstellt oder aus einem anderen System übernommen hat. Der Kunde räumt der Erium GmbH das einfache, auf die Dauer des Vertrags und auf den Zweck der Leistungserbringung beschränkte Recht ein, diese Inhalte zu speichern, zu vervielfältigen, technisch aufzubereiten, darzustellen, als Dokument zu erzeugen, an die von ihm bestimmten Empfänger zu übermitteln und für ihn zu exportieren. Eine darüber hinausgehende Nutzung findet nicht statt; insbesondere werden Kundeninhalte nicht zu eigenen Zwecken der Erium GmbH ausgewertet. Die Erium GmbH darf jedoch anonymisierte oder aggregierte Nutzungsstatistiken zur Verbesserung des Dienstes verwenden, soweit daraus kein Rückschluss auf den Kunden oder einzelne Personen möglich ist.
9. Vertraulichkeit
Beide Seiten behandeln nicht öffentlich bekannte Informationen der jeweils anderen Seite, die ihnen im Rahmen der Nutzung der Plattform zugänglich werden, vertraulich und verwenden sie nur für die Zwecke der Zusammenarbeit. Das gilt insbesondere für Vertragsinhalte, Konditionen und Personaldaten.
Die Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die nachweislich bereits öffentlich bekannt waren, ohne Verstoß gegen diese Bedingungen öffentlich bekannt werden oder aufgrund einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung offengelegt werden müssen.
Sie gilt für die Dauer der Zusammenarbeit und drei Jahre über deren Ende hinaus, soweit der individuelle Vertrag keine abweichende Regelung enthält.
10. Keine Rechtsdienstleistung
VERA stellt Vorlagen, Textbausteine und Werkzeuge zur Erstellung, Verhandlung und Unterzeichnung von Verträgen bereit. Die Plattform erbringt keine Rechtsdienstleistung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) und gibt keine rechtliche Empfehlung für den Einzelfall.
Vorlagen und Textbausteine — gleich ob sie vom Kunden selbst angelegt oder aus einem anderen Bestand übernommen wurden — ersetzen keine anwaltliche Beratung. Ob ein Vertragstext im konkreten Fall geeignet, vollständig und wirksam ist, muss der Kunde in eigener Verantwortung prüfen oder prüfen lassen. Gleiches gilt für die Beurteilung, ob eine gewählte elektronische Signaturform für den jeweiligen Vertragstyp die erforderliche Form wahrt.
11. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt die Datenschutzerklärung zu VERA 2.0. Sie beschreibt im Einzelnen, welche Daten verarbeitet werden, welche Dienstleister eingebunden sind und wie sensible Personaldaten geschützt werden.
Soweit die Erium GmbH personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, wird hierfür eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (AVV) geschlossen. Sie regelt insbesondere Weisungsbindung, eingesetzte Unterauftragsverarbeiter, technische und organisatorische Maßnahmen sowie den Umgang mit Betroffenenrechten und geht diesen Nutzungsbedingungen in allen Fragen der Datenverarbeitung vor.
12. Eingebundene Dienste Dritter
Für den Betrieb der Plattform werden Vorleistungen und Dienste eingebunden — unter anderem für Hosting, Datenbank und Dateiablage, für den Versand von E-Mails über einen konfigurierten Mailserver, für die Ausspielung der verwendeten Schriftart im Browser sowie, wenn die jeweilige Installation dafür konfiguriert ist, für die elektronische Signatur. Ist die Anbindung an das Schwestersystem VERA Passport aktiv, werden sensible Personalstammdaten und Nachweisdokumente verschlüsselt dort gehalten.
Welche Dienste in der jeweiligen Installation tatsächlich aktiv sind, wofür sie Daten erhalten und auf welcher Grundlage das geschieht, ist in der Datenschutzerklärung beschrieben und wird im individuellen Vertrag beziehungsweise in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung benannt. Die Zulässigkeit der Einbindung von Unterauftragsverarbeitern richtet sich nach dieser Vereinbarung.
13. Keine Verarbeitung von Vertragsinhalten durch KI-Sprachmodelle
Nach dem Stand dieser Fassung übermittelt die Plattform keine Vertragsinhalte an Sprachmodelle oder KI-Dienste von Drittanbietern. Es gibt in VERA 2.0 keine Funktion, die Vertragstexte, Verhandlungsbeiträge oder Stammdaten zu diesem Zweck nach außen gibt; der Vertragsentwurfs-Assistent ist ein formularbasiertes Werkzeug ohne Modellaufruf. Werden künftig KI-gestützte Funktionen eingeführt, wird diese Ziffer vor deren Freischaltung überarbeitet.
14. Daten des Kunden, Export und Vertragsende
Die vom Kunden eingestellten Daten und die daraus erzeugten Dokumente bleiben dem Kunden zugeordnet. Die Plattform enthält eine Funktion für einen vollständigen Datenexport. Dieser Export umfasst auch sensible Personaldaten und einen Auszug der Anmeldedaten; für seinen Umgang gilt Ziffer 6.
Für ausgeschiedene Personen sieht die Plattform eine Anonymisierung vor. Bei Kontakten wird der Vorname durch eine Platzhalterangabe ersetzt, Nachname, Anrede, Telefonnummer und die vollständige Anschrift werden geleert und die E-Mail-Adresse wird durch eine nicht zustellbare Platzhalteradresse ersetzt. Bei internen Benutzerkonten greift die Ersetzung, sobald keine Mitgliedschaft in einem Mandanten mehr besteht. Die zugehörigen Verträge und Protokolleinträge bleiben erhalten. Der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. Sensible Personaldaten, die im Schwestersystem VERA Passport liegen, werden nicht von VERA gelöscht, sondern dort.
Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie das Vorgehen bei Vertragsende — Exportfrist, Format, Löschbestätigung, Umgang mit Sicherungskopien — vereinbaren die Erium GmbH und der Kunde im individuellen Vertrag beziehungsweise in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
15. Änderungen dieser Bedingungen
Die Erium GmbH kann diese Nutzungsbedingungen anpassen, wenn dies wegen einer Änderung der Plattform, der Rechtslage oder der eingesetzten Dienste erforderlich wird. Eine neue Fassung wird in der Anwendung zur Bestätigung vorgelegt; bis zur Bestätigung ist die Nutzung nicht möglich. Über wesentliche Änderungen informiert die Erium GmbH den Kunden zusätzlich in Textform.
16. Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform der Sitz der Erium GmbH in Ismaning.
Die Verpflichtung, auf die Online-Streitbeilegungsplattform der Europäischen Kommission zu verweisen, ist mit deren Einstellung zum 20. Juli 2025 entfallen; ein Verweis unterbleibt daher. Die Erium GmbH ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
Vorrangig bleibt in jedem Fall der zwischen der Erium GmbH und dem Kunden geschlossene individuelle Vertrag (Ziffer 2).